- Atendimento telefónico
O atendimento telefónico é muito importante, é através de uma conversa ao telefone que muitas vezes se cria a primeira impressão. Assim é fundamental acolher a alguns cuidados relativamente aos seguintes aspetos:
- Forma de atendimento das chamadas:
O atendimento telefónico deve transmitir uma imagem profissional, de eficácia e capacidade de organização.
Quando se atende o telefone o Profissional de Secretariado deve:
- Identificar-se
- Assumir a responsabilidade pela resposta
- Não negar informações
- Não apressar a chamada
- Manter o interlocutor informado
- Ter as informações à mão
Durante a chamada deve evitar:
- Deixar à espera
- Fazer ruídos ao mesmo tempo que se fala
- Distrair-se com outras pessoas
- Fazer promessas que não consegue manter
- Desviar-se do tema da conversa
Em caso de reclamações deve:
- Aceitar e ouvir a reclamação
- Não entrar num braço de ferro
- Pedir reclamações por escrito
